Mehrsprachigkeit in einem SharePoint Intranet bietet die Möglichkeit, Ihre Inhalte für ein globales Publikum zugänglich zu machen. Unternehmen mit einer internationalen Belegschaft profitieren erheblich davon, dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf relevante Informationen in ihrer bevorzugten Sprache haben. Mehrsprachige Seiten sorgen dafür, dass Wissen nicht verloren geht, die Teamkommunikation gestärkt wird und Mitarbeitende unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenarbeiten können.
Ein effektives mehrsprachiges Intranet geht jedoch über die bloße Bereitstellung von Übersetzungen hinaus. Es stellt sicher, dass alle Mitarbeiter wichtige Inhalte klar verstehen, Verwirrung minimiert wird und sichergestellt wird, dass kulturelle Unterschiede in der Kommunikation berücksichtigt werden. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Mehrsprachigkeitsfunktionen von SharePoint nutzen können, um eine effektive und inklusive Kommunikationsplattform aufzubauen.
Voraussetzungen für mehrsprachige SharePoint-Seiten
Um mehrsprachige Seiten in SharePoint zu erstellen, benötigen Sie folgende Voraussetzungen:
- Berechtigungen: Sie müssen Websitesammlungsadministrator (Site Collection Admin) oder Websitebesitzer sein, um die Mehrsprachigkeit für Ihre Seiten aktivieren zu können.
- Moderne SharePoint-Seiten: Die Mehrsprachigkeitsfunktion ist nur für moderne SharePoint-Seiten verfügbar. Wenn Ihre Website noch auf klassische Seiten basiert, ist es notwendig, eine Aktualisierung durchzuführen.
- Aktivierte Sprachen: Zuerst müssen die Sprachen, die unterstützt werden sollen, in den Einstellungen der Website aktiviert werden.
Aktivierung der Mehrsprachigkeit in SharePoint
Mehrsprachigkeit aktivieren
Der erste Schritt zur Erstellung mehrsprachiger Seiten besteht darin, die Mehrsprachigkeit für Ihre SharePoint-Website zu aktivieren. Folgen Sie dazu diesen Schritten:
Navigieren Sie zur Startseite Ihrer SharePoint-Website und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um unter Websiteinformationen die Websiteeinstellungen zu öffnen.
Wählen Sie Spracheinstellungen aus um zusätzliche Sprachen für ihre Webseitensammlung zu konfigurieren. Beachten Sie, das die Primärsprache (Standard / Defaultsprache) bereits beim Erstellen der SharePoint Sitecollection gewählt wurde und nicht geändert werden kann.
Aktivieren Sie die Mehrsprachigkeitsfunktion, indem Sie die gewünschten Sprachen hinzufügen. Sobald diese aktiviert sind, können Sie mit der Erstellung mehrsprachiger Inhalte beginnen.
Direkt Link zu den Spracheinstellungen: https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/15/muisetng.aspx
Erweiterte Einstellung
Unter dem Punkt Erweiterte Einstellungen anzeigen, können Sie optional den Umgang mit benutzerdefiniertem Text für Webparts wie Inhaltseditoren oder Listentiteln festlegen.
Benutzerdefinierter Text, z. B. in Listentiteln oder im Webpart des Inhaltseditors, kann in eine oder mehrere alternative Sprachen übersetzt werden, die von der Website unterstützt werden. Schieben Sie den Schalter auf „Ein“ oder „Aus“, um festzulegen, ob die am benutzerdefinierten Text in der Standardsprache vorgenommenen Änderungen die vorhandenen Übersetzungen in allen alternativen Sprachen automatisch überschreiben sollen.
Erstellung mehrsprachiger Seiten
Nachdem die Mehrsprachigkeit aktiviert wurde, können Sie mehrsprachige Versionen Ihrer SharePoint-Seiten (Pages) erstellen. Hierzu können Sie eine vorhandene Seite als Vorlage verwenden und übersetzen. Im Hintergrund speichert SharePoint diese Seiten in Ordnern innerhalb der Dokumentenbibliothek Websiteseiten (Site Pages) z.B. /de oder /fr
Vorhandene Seite öffnen: Wählen Sie die Seite aus, die Sie übersetzen möchten.
Übersetzungen hinzufügen: Klicken Sie auf Übersetzung im Menüband der Seite. Es öffnet sich ein Panel, in dem Sie die zu übersetzende Sprache auswählen können. Alle zuvor konfigurierten Sprachen stehen hier zur Auswahl. Sie können jeweils bestimmte Sprachen wählen oder alle Übersetzungen auf einmal anlegen.
Sprachschalter Nach Anlage der Übersetzungen können sie über den Sprachschalter zwischen den unterschiedlichen Sprachen navigieren. Wenn Sie hierbei einen Blick in die URL werfen sehen sie den Pfad zum entsprechenden Ordner der Sprache z.b. /de. Auf der jeweiligen Sprachvariante kann nun die Übersetzung stattfinden.
Verwaltung von Übersetzungen
Wenn Sie mehrsprachige Inhalte verwalten, ist es wichtig, dass alle Übersetzungen synchronisiert und aktuell sind. Sobald Änderungen an der Ausgangsseite vorgenommen werden, erhalten Übersetzer eine Benachrichtigung, damit sie die Änderungen in die entsprechenden Übersetzungen übernehmen können. Dies verhindert, dass Inhalte veraltet oder widersprüchlich sind.
- Automatische Benachrichtigungen: Wenn Inhalte geändert werden, können Sie automatische Benachrichtigungen an die Verantwortlichen für die Übersetzungen versenden. Dies stellt sicher, dass alle Sprachversionen immer aktuell sind.
- Übersetzungsmanager: Es kann hilfreich sein, eine Person als Übersetzungsmanager zu bestimmen, die die Qualität der Übersetzungen sicherstellt und sicherstellt, dass alle Inhalte konsistent sind.
- Keine Übersetzung vorhanden: Sofern für eine Seite keine entsprechende Übersetzung vorhanden ist wird als Standard die Primärdatei in der jeweiligen Sprache der Webseitensammlung angezeigt. Beachten Sie das gerade auch im Umgang mit 3rd Party Webparts genau auf die jeweilige Konfiguration im Umgang mit Sprachvarianten und deren Anzeige geachtet werden muss.
Best Practices für mehrsprachige SharePoint-Intranets
Kulturelle Unterschiede berücksichtigen
Beim Erstellen eines mehrsprachigen Intranets ist es wichtig, kulturelle Unterschiede zu berücksichtigen. Inhalte sollten nicht nur korrekt übersetzt, sondern auch an die kulturellen Gegebenheiten der jeweiligen Region angepasst werden. Bilder, Beispiele oder sogar Farbschemata können kulturelle Bedeutungen haben, die es zu beachten gilt.
Klare Verantwortlichkeiten definieren
Die Verwaltung eines mehrsprachigen Intranets kann komplex sein, daher sollten klare Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Ernennen Sie beispielsweise lokale Übersetzer oder Übersetzungsmanager, die sicherstellen, dass Inhalte korrekt und zeitnah übersetzt werden. Dies hilft dabei, die Konsistenz und Qualität der Inhalte zu gewährleisten.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
Mehrsprachige Inhalte sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dies stellt sicher, dass wichtige Informationen immer auf dem neuesten Stand sind und keine Diskrepanzen zwischen den verschiedenen Sprachversionen auftreten. Nutzen Sie automatisierte Workflows, um Änderungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass keine Version vernachlässigt wird.
Übersicht der von SharePoint unterstützten Sprachen
SharePoint unterstützt eine Vielzahl von Sprachen, die Ihnen helfen, Ihr Intranet international auszurichten. Eine komplette Liste der unterstützten Sprachen finden Sie in der offiziellen Microsoft-Dokumentation. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen benötigten Sprachen aktiviert sind, bevor Sie mit der Erstellung mehrsprachiger Inhalte beginnen.
Herausgeber 365HUB
Lars ist selbstständiger Softwareentwickler und Technologieberater mit Spezialisierung auf Microsoft 365. Neben der Zusammenarbeit mit internationalen Unternehmen leitet er die deutschsprachige Plattform 365HUB und entwickelt das SharePoint-Intranet-Produkt 365BOX.
