SharePoint Team Site oder Communication Site: Ein Leitfaden zur richtigen Wahl

SharePoint Team Site oder Communication Site: Ein Leitfaden zur richtigen Wahl

Wenn Sie eine neue Website in SharePoint erstellen, stehen Sie vor der Entscheidung, entweder eine Team Site oder Communication Site zu wählen. Beide Optionen bieten verschiedene Vorteile und sind für unterschiedliche Zwecke konzipiert. Doch wann sollten Sie welche Website nutzen? In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Unterschiede und helfen Ihnen, die beste Wahl für Ihre Anforderungen zu treffen.

Überblick: Die drei Arten von SharePoint-Websites

Bevor wir in die Details der Team Sites und Communication Sites einsteigen, sollten wir klarstellen, dass es in SharePoint insgesamt drei Arten von Websites gibt:

1. Team Site (mit Microsoft 365 Gruppe)
2. Communication Site
3. Team Site (ohne Microsoft 365 Gruppe)

Die ersten beiden Optionen sind für die meisten Endnutzer verfügbar, wenn sie eine Website über die SharePoint-Startseite erstellen. Die dritte Option, die Team Site ohne Microsoft 365 Gruppe, ist nur für SharePoint-Administratoren verfügbar.

Was ist eine SharePoint Kommunikation Webseite?

Eine Communication Site in SharePoint wird verwendet, um Informationen einseitig zu kommunizieren. Dies bedeutet, dass der Hauptzweck dieser Websites darin besteht, Inhalte für ein breites Publikum zu teilen, anstatt aktiv mit einem kleinen Team zusammenzuarbeiten. Communication Sites eignen sich perfekt, um Inhalte wie Nachrichten, Dokumente und Richtlinien bereitzustellen.

Ein typisches Beispiel für eine Communication Site wäre eine HR-Seite, auf der Mitarbeiter Zugang zu Handbüchern, Unternehmensrichtlinien und anderen wichtigen Informationen haben. Die Kommunikation erfolgt in eine Richtung: vom Ersteller der Inhalte zum Empfänger. Die visuelle Gestaltung ist oft ansprechend und bildschirmfüllend, um Informationen effektiv zu präsentieren.

Wann sollten Sie eine Communication Site erstellen?

• Wenn Sie Informationen an ein breites Publikum kommunizieren wollen.
• Wenn Sie eine zentrale Anlaufstelle für Ankündigungen und offizielle Mitteilungen benötigen.
• Für den Einsatz auf einer Intranet-Seite oder als Unternehmensressourcen-Portal.

Was ist eine SharePoint Team Seite?

Eine Team Site in SharePoint ist ideal für zweiwege Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie wird für die Arbeit in kleinen bis mittelgroßen Teams verwendet, in denen alle Mitglieder aktiv an Dokumenten, Dateien und Projekten arbeiten. Diese Websites bieten nicht nur die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, sondern sind auch direkt mit Microsoft 365 verknüpft, wodurch zusätzliche Tools wie Teams, Planner und ein gemeinsamer Kalender bereitgestellt werden.

Team Sites sind weniger auf visuelle Gestaltung ausgelegt und eher funktional. Sie sind ideal, wenn eine Gruppe von Menschen gemeinsam an Projekten arbeitet und regelmäßig Informationen austauscht.

Wann sollten Sie eine Team Seite erstellen?

• Wenn Sie mit einem kleinen Team aktiv an Projekten und Dokumenten arbeiten.
• Wenn Sie eine enge Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern benötigen.
• Wenn Sie Microsoft 365-Tools wie Planner, OneNote und Teams in Ihre Arbeit integrieren möchten.

Unterschiede zwischen Team Sites und Communication Sites

1. Mitgliedschaft und Sicherheit

• Team Site: Verknüpft mit Microsoft 365 Gruppen, in denen jedes Mitglied Berechtigungen hat, Inhalte zu bearbeiten und hinzuzufügen.
• Communication Site: Nutzt SharePoint-Gruppen, bei denen ein kleiner Kreis von Autoren Inhalte erstellt und die Mehrheit der Benutzer diese nur lesen kann.

2. Zweck

• Team Site: Wird für die Zusammenarbeit und das gemeinsame Arbeiten in Echtzeit genutzt.
• Communication Site: Dient der einseitigen Kommunikation und der Verbreitung von Informationen.

3. Layout und Navigation

• Team Site: Navigation befindet sich standardmäßig auf der linken Seite.
• Communication Site: Die Navigation ist am oberen Rand der Seite platziert, um eine übersichtliche Präsentation zu ermöglichen.

4. Einschränkungen

• Team Site: Kann nicht als Root-Site oder Home-Site genutzt werden.
• Communication Site: Kann als Home-Site oder für das Intranet verwendet werden.

Vorteile einer Team Site ohne Microsoft 365 Gruppe

Eine Team Site ohne Microsoft 365 Gruppe ist eine Sonderoption, die Administratoren im SharePoint Admin Center erstellen können. Diese bietet dieselben Funktionen wie eine normale Team Site, jedoch ohne die Verknüpfung zu zusätzlichen Microsoft 365-Tools. Ein Vorteil dieser Option ist, dass Sie später bei Bedarf immer noch eine Microsoft 365 Gruppe hinzufügen können.

Diese Option eignet sich gut, wenn Sie die Flexibilität beibehalten möchten, die Zusammenarbeitstools zu einem späteren Zeitpunkt zu aktivieren, oder wenn Sie eine einfache SharePoint-Website ohne zusätzlichen Ballast benötigen.

Feature-Vergleich: Team Site vs. Communication Site

Wann sollten Sie welche Website wählen?

• Team Site: Wählen Sie eine Team Site, wenn Sie ein kleines bis mittelgroßes Team haben, das an einem Projekt zusammenarbeitet und regelmäßig Dateien und Informationen teilt. Team Sites eignen sich hervorragend für Projekte mit kollektiver Zusammenarbeit.
• Communication Site: Entscheiden Sie sich für eine Communication Site, wenn Sie Informationen mit einem breiten Publikum teilen müssen, z.B. in einem Unternehmensintranet. Communication Sites sind perfekt für einseitige Kommunikation und Präsentation von Inhalten.

Fazit: Team Site oder Communication Site?

Die Wahl zwischen einer Team Site und einer Communication Site hängt stark von Ihrem Anwendungsfall ab. Während Team Sites für die aktive Zusammenarbeit in kleinen Teams entwickelt wurden, sind Communication Sites für die Verbreitung von Informationen an ein größeres Publikum gedacht. Verstehen Sie Ihre Anforderungen und wählen Sie die passende Option, um das Potenzial von SharePoint optimal zu nutzen.