Microsoft Copilot Studio ist ein Tool, das die Erstellung von personalisierten KI-Assistenzsystemen, sogenannten Copiloten, ermöglicht. Diese Copiloten können für spezifische interne oder externe Anwendungsfälle angepasst werden, um bestimmte Aufgaben zu erledigen oder Informationen zu liefern. Copilot Studio bietet dabei eine Vielzahl an Funktionen, die es ermöglichen, sowohl eigenständige Copiloten zu entwickeln als auch Microsoft 365 Copilot zu erweitern, um weitere Systeme zu integrieren.
Im Gegensatz zu den anderen Versionen von Microsoft Copilot, wie z. B. dem allgemeinen Microsoft 365 Copilot, bietet Copilot Studio eine tiefgehende Anpassungsmöglichkeit. Es ermöglicht Nutzern, Copiloten von Grund auf neu zu erstellen, indem sie selbst entscheiden, auf welche Wissensquellen und Systeme der Copilot Zugriff haben soll. Das gibt Unternehmen die Freiheit, den Copiloten gezielt für ihre spezifischen Bedürfnisse einzusetzen – ob für die Verbesserung interner Prozesse oder zur direkten Interaktion mit Kunden.
Microsoft Copilot – Die verschiedenen Versionen
Microsoft bietet verschiedene Copilot-Versionen an, die jeweils unterschiedliche Einsatzgebiete abdecken. Der allgemein bekannte Copilot, der oft einfach nur als „Microsoft Copilot“ bezeichnet wird, ist eine kostenlose Version, die im Internet, auf Mobilgeräten oder unter Windows verfügbar ist. Diese Version ist für den allgemeinen Gebrauch bestimmt und unterstützt Nutzer beim Beantworten von Fragen, der Erstellung von Inhalten wie Gedichten, Bildern oder auch Liedern.
Der Microsoft 365 Copilot hingegen ist eine erweiterte Version, die in die gesamte Microsoft 365 Umgebung integriert ist. Er kann in Tools wie Outlook, Teams, PowerPoint und Excel eingesetzt werden und nutzt die Unternehmensdaten aus Microsoft Graph, wie z. B. E-Mails, Chats und Dokumente, um Nutzer bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Der Microsoft 365 Copilot ist jedoch nicht kostenlos, sondern kostet rund 28 Euro pro Benutzer und Monat.
Genau hier setzt Copilot Studio an. Es ermöglicht, Copiloten für spezifische Anwendungsfälle zu erstellen oder bestehende Copiloten zu erweitern. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur auf die bereits eingebauten Funktionen zurückgreifen, sondern auch individuelle Erweiterungen vornehmen können, die z. B. den Zugriff auf bestimmte ERP-Systeme oder interne Datenbanken ermöglichen.
Copilot Studio: Die Flexibilität der Anpassung
Mit Copilot Studio haben Nutzer die volle Kontrolle darüber, wie der Copilot agiert und auf welches Wissen er zugreifen kann. Die Erstellung eines eigenen Copiloten ist dabei unkompliziert und beginnt mit der Beschreibung dessen, was der Copilot tun soll. Diese Beschreibung dient als grundlegende Aufforderung (Prompt), auf dessen Basis der Copilot entwickelt wird. Ein Beispiel-Prompt könnte lauten:
Erstelle einen Copilot, der Verkaufsteams dabei unterstützt, Produktinformationen bereitzustellen und Verkaufsanfragen zu beantworten.
Nach diesem grundlegenden Prompt kann der Copilot weiterentwickelt werden, indem Anweisungen hinzugefügt werden. Diese Anweisungen legen fest, wie der Copilot in bestimmten Szenarien reagieren soll – z. B. freundlich und ausführlich oder kurz und geschäftsmäßig. Auch Leitplanken lassen sich setzen, um den Kontext des Copiloten einzugrenzen. So können beispielsweise spezifische Themen explizit ausgeschlossen werden, damit der Copilot nicht darauf eingeht. Ein Beispiel für einen solchen Ausschluss wäre:
Sprich nicht über rechtliche Beratung oder Steuerfragen.
Verknüpfen externer Datenquellen
Ein großer Vorteil von Copilot Studio ist die Möglichkeit, externe Datenquellen zu integrieren. Sie können öffentliche Websites, SharePoint-Bibliotheken, Dataverse oder auch andere externe Datenquellen als Wissensbasis für Ihren Copiloten einbinden. Auf diese Weise kann der Copilot mit umfassenden und spezifischen Informationen ausgestattet werden, die für die jeweilige Aufgabe notwendig sind.
Beispielsweise könnten Sie Dokumente über Unternehmensrichtlinien auf SharePoint einbinden, damit der Copilot Fragen zu internen Regeln beantworten kann. Alternativ können Sie öffentlich zugängliche Datenbanken nutzen, um Informationen bereitzustellen, die für Kunden relevant sind. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass der Copilot genau das Wissen hat, das für seine Aufgabe wichtig ist – nicht mehr und nicht weniger.
Aktionen im Namen des Nutzers ausführen
Neben der reinen Bereitstellung von Informationen kann der Copilot auch Aktionen im Namen des Nutzers ausführen. Dies ist möglich durch die Integration von Power Platform-Konnektoren, API-Plugins und anderen Schnittstellen. Der Copilot kann z. B. einen Genehmigungsprozess auslösen, Informationen in ein anderes System eingeben oder Daten von einer Plattform zur anderen übertragen. Diese Aktionen können ganz einfach über Copilot Studio konfiguriert werden.
Ein Beispiel hierfür ist die Integration eines CRM-Systems: Der Copilot könnte z. B. automatisch Informationen zu neuen Kunden in das CRM eingeben, nachdem diese im Gespräch gesammelt wurden. Durch die Anbindung an die Power Platform stehen zahlreiche Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung, die den Copiloten zu einem echten Helfer im Arbeitsalltag machen.
Vorteile von Copilot Studio
Microsoft Copilot Studio bietet eine ganze Reihe von Vorteilen, die es besonders für Unternehmen interessant machen:
Anpassungsfähigkeit: Sie entscheiden, welche Datenquellen Ihr Copilot verwendet, und passen die Antworten an den speziellen Anwendungsfall an.
Integration: Durch die Möglichkeit, Power-Plattform-Konnektoren, APIs und externe Datenquellen zu nutzen, kann der Copilot nicht nur Fragen beantworten, sondern auch aktiv Prozesse anstoßen.
Sicherheit und Datenschutz: Laut Microsoft bleiben alle Daten, die über Copilot Studio verarbeitet werden, innerhalb der Microsoft 365-Dienstgrenzen. Das bedeutet, dass sowohl die Prompts als auch die generierten Antworten sicher sind und nicht außerhalb der Umgebung gespeichert oder verarbeitet werden.
Erweiterbarkeit: Nutzen Sie Copilot Studio, um Ihren Microsoft 365 Copilot zu erweitern und mit weiteren Systemen zu verknüpfen, die in Ihrem Unternehmen wichtig sind.
Erste Schritte mit Copilot Studio
Um Copilot Studio auszuprobieren, können Sie sich einfach über copilotstudio.microsoft.com anmelden. Eine kostenlose Testversion steht zur Verfügung, die Ihnen erlaubt, die grundlegenden Funktionen kennenzulernen und eigene Copiloten zu erstellen. Mit ein wenig Experimentieren können Sie schnell herausfinden, wie sich Copilot Studio für Ihre Zwecke am besten einsetzen lässt.
Wenn Sie bereit sind, tiefer einzutauchen, finden Sie viele Vorlagen für gängige Anwendungsfälle, wie z. B. IT-Helpdesk, HR-Unterstützung oder Verkaufsassistenz. Diese Vorlagen erleichtern den Einstieg und geben Ihnen Ideen, wie Sie Copilot Studio effektiv nutzen können.
Mit Copilot Studio können also einerseits komplett neue, eigenständige Copiloten geschaffen werden, die auf spezifische Aufgaben und Daten zugeschnitten sind, oder der bestehende Microsoft 365 Copilot kann um weitere Funktionen und Systeme erweitert werden. So wird eine hohe Flexibilität erreicht, die sowohl intern als auch extern einen großen Mehrwert bietet. Wie sie ihren ersten eigenen benutzerdefinierten Copiloten erstellen erfahren Sie im nächsten Beitrag der Copilot Studio Essentials
Copilot Studio Essentials: Custom Copilot Erstellen
Herausgeber 365HUB
Lars ist selbstständiger Softwareentwickler und Technologieberater mit Spezialisierung auf Microsoft 365. Neben der Zusammenarbeit mit internationalen Unternehmen leitet er die deutschsprachige Plattform 365HUB und entwickelt das SharePoint-Intranet-Produkt 365BOX.
