In der heutigen Arbeitswelt ist es entscheidend, dass Unternehmen eine effektive interne Kommunikation und Zusammenarbeit sicherstellen. Ein gut strukturiertes Intranet, das auf SharePoint Online basiert, kann hierbei eine zentrale Rolle spielen. Diese Blogserie wird Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie ein erfolgreiches SharePoint Intranet erstellen und die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten können. Bevor wir jedoch in die spezifischen Details und Anleitungen einsteigen, wollen wir in diesem Beitrag einen allgemeinen Überblick geben und erklären, warum ein gut geplantes Intranet für die interne Kommunikation unerlässlich ist.
Alle Teile der Beitrags Serie SharePoint Intranet Erstellen
Was ist ein SharePoint-Intranet?
Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das Mitarbeitern in einem Unternehmen den Zugang zu wichtigen Informationen, Dokumenten und Tools ermöglicht. Es dient als zentrale Plattform, auf der Wissen geteilt, Projekte koordiniert und interne Prozesse verwaltet werden können. Ein gut strukturiertes Intranet verbessert die Kommunikation, steigert die Produktivität und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter über relevante Informationen auf dem Laufenden gehalten werden.
SharePoint Online ist eine der leistungsfähigsten Plattformen zur Erstellung eines solchen Intranets. Es bietet eine Vielzahl an Funktionen, mit denen Sie interne Websites erstellen, Dokumente verwalten, Inhalte teilen und die Zusammenarbeit in Teams verbessern können. SharePoint ist besonders für Unternehmen geeignet, die ihre digitale Arbeitsumgebung modernisieren und eine effiziente Informationsarchitektur schaffen möchten.
Warum ein Intranet für bessere interne Kommunikation entscheidend ist
Ein Intranet dient als kommunikatives Rückgrat eines Unternehmens. Es ermöglicht nicht nur die zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Informationen, sondern fördert auch den Austausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen. Unternehmen, die ein gut organisiertes Intranet nutzen, profitieren von:
- Schnellem Zugriff auf relevante Informationen: Mitarbeiter können direkt auf die Ressourcen zugreifen, die sie benötigen, ohne Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder wichtigen Informationen zu verlieren.
- Effizienterer Kommunikation: Ein Intranet bietet Kanäle für den internen Austausch, von einfachen Mitteilungen bis hin zu umfangreichen Diskussionen in Projektteams.
- Verbesserter Zusammenarbeit: Teams können Projekte koordinieren, Dokumente gemeinsam bearbeiten und Aufgaben im Rahmen des Intranets zuweisen.
Eine zentrale Rolle bei der Einrichtung eines modernen Intranets spielt die Planung. Microsoft bietet umfangreiche Ressourcen, die die wichtigsten Schritte bei der Entwicklung eines intelligenten SharePoint-Intranets erklären. Dieser Prozess beginnt mit einer gründlichen Analyse der Bedürfnisse der Benutzer und einer klaren Vorstellung davon, welche Aufgaben und Funktionen das Intranet abdecken soll.
Die Schritte zur Planung eines SharePoint-Intranets
Laut Microsofts offiziellem Leitfaden zur Planung eines SharePoint-Intranets gibt es einige grundlegende Schritte, die Sie bei der Erstellung eines effektiven Intranets berücksichtigen sollten:
1. Verstehen Sie Ihre Zielgruppe
Der erste Schritt bei der Planung eines Intranets besteht darin, die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter zu verstehen. Welche Informationen benötigen sie täglich? Welche Werkzeuge und Ressourcen sind für sie am wichtigsten? Die Erstellung von Personas kann dabei helfen, die Anforderungen der Benutzer zu identifizieren und das Intranet darauf abzustimmen.
2. Inhalte und Governance planen
Eine klare Governance-Struktur ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Intranet effizient funktioniert. Sie sollten überlegen, wer für die Erstellung und Pflege von Inhalten verantwortlich ist, wie oft Inhalte überprüft werden und welche Richtlinien für die Erstellung neuer Seiten gelten. Ohne klare Richtlinien kann ein Intranet schnell unübersichtlich und ineffektiv werden.
3. Vorhandene Systeme überprüfen
Bevor Sie mit dem Aufbau eines neuen Intranets beginnen, sollten Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden internen Kommunikationssysteme machen. Gibt es bereits Abteilungsseiten oder Kommunikationsplattformen? Diese Inhalte können entweder in das neue Intranet migriert oder durch optimierte Inhalte ersetzt werden, die besser auf die moderne SharePoint-Struktur abgestimmt sind.
4. Initiativen priorisieren
In größeren Unternehmen gibt es oft zahlreiche Anforderungen an das Intranet, von der Bereitstellung von HR-Richtlinien bis hin zur Kommunikation von Unternehmensstrategien. Sie sollten deshalb Initiativen priorisieren, die schnell umgesetzt werden können und den größten Nutzen für die Benutzer bieten.
Ein intelligentes SharePoint-Intranet entwickeln
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen SharePoint-Intranet ist eine intelligente Informationsarchitektur, die sowohl einfach zu navigieren als auch leicht zu pflegen ist. Die Kommunikationsseiten von SharePoint bieten eine hervorragende Möglichkeit, Inhalte in einer ansprechenden und leicht zugänglichen Weise darzustellen. Durch die Integration von Tools wie Microsoft Teams, OneDrive und Planner können Sie zudem sicherstellen, dass das Intranet nahtlos in die tägliche Arbeit der Mitarbeiter integriert wird.
In der kommenden Blogserie werden wir uns darauf konzentrieren, wie Sie schrittweise ein SharePoint-Intranet aufbauen können. Wir werden Themen wie die Erstellung einer Websitesammlung, die Konfiguration von Dokumentenbibliotheken und die Verwaltung von Benutzerrechten detailliert behandeln. Unser Ziel ist es, Ihnen einen umfassenden Leitfaden zu bieten, der Ihnen hilft, ein effektives und benutzerfreundliches Intranet zu entwickeln.
Warum sich eine strukturierte Planung lohnt
Ein gut geplantes Intranet ist mehr als nur eine Ansammlung von Seiten und Dokumenten. Es ist ein zentraler Knotenpunkt für alle Mitarbeiter, der die tägliche Arbeit erleichtert und die Kommunikation im gesamten Unternehmen verbessert. Die Planung und der Aufbau eines solchen Intranets erfordert Zeit und sorgfältige Überlegungen, aber die Investition lohnt sich.
Mit der richtigen Strategie und den besten Funktionen von SharePoint können Sie ein Intranet schaffen, das nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter verbessert. In den nächsten Beiträgen dieser Serie werden wir Ihnen genau zeigen, wie Sie dies erreichen können. Bleiben Sie dran!
Dieser Artikel dient als Einleitung in unsere Blogserie zum Thema „So erstellen Sie ein SharePoint-Intranet für bessere interne Kommunikation“. In den folgenden Beiträgen werden wir detailliert auf die einzelnen Schritte eingehen, die für den Aufbau eines erfolgreichen Intranets notwendig sind.
Herausgeber 365HUB
Lars ist selbstständiger Softwareentwickler und Technologieberater mit Spezialisierung auf Microsoft 365. Neben der Zusammenarbeit mit internationalen Unternehmen leitet er die deutschsprachige Plattform 365HUB und entwickelt das SharePoint-Intranet-Produkt 365BOX.
