Microsoft Teams ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Online-Zusammenarbeit. Unternehmen auf der ganzen Welt nutzen es bereits täglich, um Meetings abzuhalten, miteinander zu chatten und Dateien zu teilen. Doch wussten Sie, dass Teams auch externe Anrufe ermöglichen kann? Die Fähigkeit, nach draußen ins öffentliche Telefonnetz zu telefonieren, macht Teams zu einem vollständigen Kommunikationstool. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Teams Telefonie einrichten und welche Optionen zur Verfügung stehen.
Warum externe Telefonie in Teams integrieren?
Microsoft Teams wurde ursprünglich als Kollaborationsplattform entwickelt, um die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu erleichtern. Viele Unternehmen nutzen bereits die integrierten Chat- und Videofunktionen, um sich mit Kollegen auszutauschen. Was aber oft übersehen wird, ist die Möglichkeit, Microsoft Teams als vollwertige Telefonielösung zu nutzen. Mit dieser Funktion können Sie sowohl interne als auch externe Anrufe tätigen und empfangen, ohne ein separates Telefonsystem zu benötigen.
Für Unternehmen, die die Kosten und den Aufwand für separate Kommunikationsplattformen minimieren möchten, ist dies ein entscheidender Vorteil. Mit Teams können Sie Ihre gesamte Kommunikation – intern und extern – über eine einzige Plattform verwalten. Doch wie funktioniert das genau?
Grundlagen des externen Telefonierens mit Microsoft Teams
Interne Anrufe innerhalb von Microsoft Teams erfolgen über das Internet (VoIP – Voice over IP). Diese Art von Anrufen ist für die Kommunikation zwischen Teams-Nutzern innerhalb eines Unternehmens gedacht. Um jedoch mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu telefonieren – zum Beispiel Kunden oder Geschäftspartnern –, muss Microsoft Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden werden. Das bedeutet, dass Anrufe wie bei einem traditionellen Telefonsystem über das öffentliche Telefonnetz (PSTN – Public Switched Telephone Network) abgewickelt werden.
Hier kommen zwei Hauptoptionen ins Spiel:
Microsoft-Anrufpläne
Die erste Möglichkeit, um Microsoft Teams für externe Anrufe zu nutzen, besteht darin, einen Microsoft-Anrufplan zu erwerben. Dies ist eine All-in-one-Lösung, bei der Microsoft als Ihr Netzbetreiber fungiert. Sie erhalten Telefonnummern und ein monatliches Kontingent an Minuten, mit denen Sie Anrufe ins Fest- und Mobilfunknetz tätigen können.
Ein großer Vorteil der Microsoft-Anrufpläne ist die Einfachheit: Es wird keine zusätzliche Hardware benötigt, und alles läuft direkt über die Cloud. Sie können Telefonnummern für einzelne Benutzer oder ganze Teams bereitstellen. Diese Telefonnummern können entweder neu sein oder von einem bestehenden Anbieter portiert werden.
Allerdings gibt es auch einige Nachteile. Microsoft-Anrufpläne sind nicht in allen Ländern verfügbar, und die Kosten können höher sein als bei alternativen Lösungen. Zudem bieten sie weniger Flexibilität, wenn es um die Verwaltung komplexer Anrufstrukturen oder spezifischer Telefonanforderungen geht.
Pläne und Preise zu Microsoft Anrufpläne für den deutschen Markt sind unter folgendem Link zu finden:
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/microsoft-teams-phone?market=de
Direct Routing
Eine flexiblere und oft kostengünstigere Lösung ist das Direct Routing. Hierbei verbinden Sie Microsoft Teams über einen SIP-Trunk mit dem öffentlichen Telefonnetz. Diese Option ist besonders für größere Unternehmen interessant, die bereits eine eigene Telefonanlage betreiben oder spezielle Anforderungen an ihre Telefonie haben.
Durch Direct Routing können Sie einen externen Telefonanbieter nutzen und Teams in Ihre bestehende Telefoninfrastruktur integrieren. Dies ermöglicht es Ihnen, weiterhin Ihre bereits genutzten Telefonnummern und Telefone zu verwenden, und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, Teams für Anrufe zu nutzen. Die Einrichtung von Direct Routing erfordert allerdings technisches Fachwissen und die Integration eines Session Border Controllers (SBC), um die Verbindung zwischen dem öffentlichen Telefonnetz und Microsoft Teams zu verwalten.
Wie man Microsoft Teams für externe Anrufe einrichtet
Teams Telefonie: Lizenzierung und Anrufpläne
Bevor Sie mit der externen Telefonie in Microsoft Teams beginnen können, müssen Sie die passenden Lizenzen erwerben. Benutzer benötigen eine Microsoft Teams Telefon-Lizenz oder einen Microsoft-Anrufplan, um externe Anrufe tätigen zu können.
Für den Kauf eines Anrufplans stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, die sich je nach Land und Bedarf unterscheiden. Es gibt Pläne für nationale und internationale Anrufe, sowie nutzungsbasierte Pläne, bei denen Sie nur für die tatsächlich genutzten Minuten bezahlen. Sie können den Plan direkt über Ihr Microsoft 365 Admin Center erwerben und den einzelnen Benutzern zuweisen.
Teams Telefonie: Einrichten von Telefonnummern
Sobald die Lizenzen erworben wurden, können Sie Telefonnummern für Ihre Benutzer einrichten. Dazu können Sie entweder neue Nummern direkt von Microsoft beziehen oder bestehende Nummern von einem anderen Anbieter portieren. Die Verwaltung erfolgt über das Microsoft Teams Admin Center, wo Sie Telefonnummern zuweisen, verwalten und Anrufpläne konfigurieren können.
Zusätzlich zu den Benutzertelefonnummern können Sie auch Servicenummern für Funktionen wie automatische Telefonzentralen oder Anrufwarteschlangen einrichten. Diese Nummern sind besonders nützlich für Unternehmen, die große Mengen eingehender Anrufe verwalten müssen.
Teams Telefonie: Direct Routing einrichten
Für Unternehmen, die sich für Direct Routing entscheiden, ist die Einrichtung etwas technischer. Sie benötigen einen SIP-Trunk und einen Session Border Controller (SBC), um Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz zu verbinden. Die genaue Einrichtung hängt von Ihrem Telefonanbieter und Ihrer bestehenden Infrastruktur ab. Direct Routing ermöglicht es Ihnen, Anrufe über Ihre bestehende Telefonanlage zu verwalten, während Sie gleichzeitig die Vorteile von Microsoft Teams nutzen können.
Externe Anrufe tätigen und empfangen
Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, können Ihre Benutzer externe Anrufe direkt über die Microsoft Teams Oberfläche tätigen. Dazu wählen sie die Option „Anrufe“ in der App, geben eine Telefonnummer ein oder suchen nach einem Kontakt aus dem Adressbuch.
Ein großer Vorteil ist, dass Benutzer Anrufe über ihre geschäftliche Telefonnummer tätigen und empfangen können, auch wenn sie sich nicht im Büro befinden. Ob im Home-Office oder unterwegs – mit der Teams-App sind sie jederzeit erreichbar. Externe Anrufer bemerken dabei keinen Unterschied.
Microsoft Teams als vollwertige Telefonielösung
Die Möglichkeit, mit Microsoft Teams externe Anrufe zu tätigen, macht die Plattform zu einem vollständigen Kommunikationstool für moderne Unternehmen. Ob durch die einfache Einrichtung von Microsoft-Anrufplänen oder die flexible Option des Direct Routing, Teams kann Ihre geschäftliche Kommunikation zentralisieren und effizienter gestalten. Besonders Unternehmen, die eine einheitliche Plattform für alle Kommunikationsbedürfnisse suchen, werden von der Integration der Telefonie in Teams profitieren.
Die Wahl zwischen einem Anrufplan und Direct Routing hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Kleinere Unternehmen profitieren oft von der Einfachheit der Anrufpläne, während größere Organisationen mit bestehenden Telefonanlagen Direct Routing bevorzugen. Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden – mit Microsoft Teams sind Sie bestens gerüstet für die Zukunft der Geschäftskommunikation.
Herausgeber 365HUB
Lars ist selbstständiger Softwareentwickler und Technologieberater mit Spezialisierung auf Microsoft 365. Neben der Zusammenarbeit mit internationalen Unternehmen leitet er die deutschsprachige Plattform 365HUB und entwickelt das SharePoint-Intranet-Produkt 365BOX.
